Aktuelle Informationen
aus dem Fachbereich Bürgerservice 

Aktuelle Informationen aus dem Fachbereich Bürgerservice 

Liebe Bürgerinnen und Bürger,

langsam stellt sich wieder etwas Normalität für uns alle ein. Die Kinder können nach und nach wieder in die Schule bzw. die Kindertagesstätte und auch die Verbandsgemeindeverwaltung geht immer mehr in den Regelbetrieb über. Aber nach wie vor, ist nicht alles wie Sie es kennen und gewohnt sind. Sie können nicht einfach mal schnell zur Verwaltung und Ihren Personalausweis abholen oder den Fischereischein verlängern. Nein, Sie brauchen nun einen Termin, sollen in der Verwaltung einen Mund-Nasen-Schutz tragen und sich vor dem Eintritt die Hände waschen/ desinfizieren. Immer wieder erreichen uns Fragen dazu. Die häufigsten wollen wir nachfolgend gesammelt für Sie beantworten.


Warum brauche ich einen Termin?

Sie werden unsere räumliche Situation in der Verwaltung kennen, viele kleine Büros, enge Flure, keine Wartebereiche oder Büros die mit zwei, drei teilweise sogar vier Kolleginnen und Kollegen besetzt sind. Auch bei uns gelten die bekannten Hygiene- und Abstandsregeln. Es ist daher nicht mehr möglich, dass mehrere Kunden gleichzeitig in einem Büro bedient werden oder sich mehrere Personen gleichzeitig in den Fluren aufhalten um zu warten. Die Besucherströme lassen sich nur sicher steuern, wenn wir wissen wer, wann und mit welchem Anliegen zu uns kommen möchte. 


Warum bekomme ich erst in einigen Wochen einen Termin?

Die aktuell meist an uns gestellte Frage, wenn es um Termine beim Meldeamt oder der Passstelle geht. Es hat viele ganz unterschiedliche Gründe, warum es aktuell so lange dauert. Durch den coronabedingten sehr eingeschränkten Dienstbetrieb der vergangenen Wochen sind viele Anliegen der Bürgerinnen und Bürger aufgelaufen. Diese entstandene Welle arbeiten wir nun ab. Üblicherweise bearbeiten wir mehrere hundert Anliegen pro Woche die nun aufgelaufen sind und nach und nach abgearbeitet werden müssen. Aufgrund der gestiegenen Hygieneanforderungen dauern die Termine auch jeweils etwas länger. Sie können sich im wahrsten Sinne des Wortes nicht mehr die Klinke in die Hand geben, wenn Sie zu uns wollen, sondern wir müssen nach jedem Besuch das Büro wieder entsprechend herrichten.

Dazu kam noch, dass Ende Mai landesweit das EDV-System der Meldeämter und Passstellen umgestellt wurde. Die Vorbereitung dieser Umstellung nahm sehr viel Zeit in Anspruch, war termingebunden und konnte nicht geschoben werden. 

Letztlich haben wir auch mit Personalausfällen zu kämpfen. Hier setzen wir zwar entsprechende Ersatzkräfte ein, dies führt jedoch trotzdem zu Verzögerungen (siehe auch die nächste Frage).

Dies sollen jedoch keine Ausflüchte sein. Vielmehr wollen wir Ihnen aufzeigen, warum es so lange dauert und für Verständnis werben. Wir wollen auch aufzeigen, dass wir alles tun um diese Wartezeiten zu verkürzen. Wir setzen mehr Personal ein, Kolleginnen und Kollegen haben auf Urlaub verzichtet, wir leisten Mehrarbeit und ermöglichen überall dort wo es geht die Serviceleistung ohne direkten Bürgerkontakt. Aber wir wollen auch ehrlich sein, die entstandene Welle ist sehr hoch, die anstehenden Lockerungen in den ausgesprochenen Reisewarnungen wird wieder für mehr Reiseverkehr und daher einer stärkeren Nachfrage nach Personalausweisen und Reisepässen führen. Die Arbeiten, die Sie gar nicht unbedingt sehen, wie z.B. Meldeanfragen von Gerichten, Bußgeldstellen, der Polizei oder Anwalts- und Notarkanzleien, nimmt aktuell extrem stark zu und bindet uns zusätzlich. Es wird also noch eine geraume Zeit dauern, bis wir wieder annähernd beim „Normalbetrieb“ angekommen sind und sich die Wartezeiten verkürzen.


Ich brauche meinen Reisepass dringend beruflich und kann nicht so lange warten!

Wir führen eine Prioritätenliste und versuchen solche dringenden Anliegen vorzuziehen. Aber hier sind wir auch auf Ihre Mithilfe angewiesen. Bitte sagen Sie Termine, die Sie nicht einhalten können zeitnah ab. Täglich passiert es, dass Termine ohne Absage von den Bürgerinnen und Bürgern nicht eingehalten werden. Diese sind verloren und können oft so kurzfristig nicht nachbesetzt werden. Sprechen Sie bei der Terminabsprache die Dringlichkeit an. Wir werden dann versuchen Ihr Anliegen schnellstmöglich zu erfüllen.


Warum wird nicht mehr Personal eingesetzt?

Überall dort wo es geht, setzen wir weiteres Personal ein. Leider ist dies nicht überall möglich. Dies hat viele Gründe. Zum einen stehen nicht überall mehr Arbeitsplätze zur Verfügung. Viele werden nun sagen, es kann doch kein Problem sein, ein, zwei neue Rechner zu kaufen und in Betrieb zu nehmen?! Dies ist tatsächlich kein Problem. Die meisten Arbeitsplätze in der Verwaltung sind jedoch ganz speziell ausgestattet. Beispielsweise brauche ich auf der Passstelle spezielle Drucker, Scanner, Fingerabdruckleser, Lizenzen, Zugänge und Unterschriftenpads. Diese Arbeitsplätze lassen sich nicht so einfach beliebig erweitern. Alles technische Probleme die sich lösen lassen sagen Sie? Richtig. Grundsätzlich alles lösbar. Jedoch muss das Personal auch ausgebildet sein. Dies ist nicht so einfach möglich. Wir arbeiten heute nur noch mit speziellen Anwenderprogrammen, die ich kennen muss um sie anwenden zu können. Selbst die Ausgabe eines Personalausweises ist nicht mehr ohne weiteres möglich, wenn ich die spezielle Software nicht anwenden kann. Neues Personal muss daher eingewiesen werden und das braucht Zeit und bindet wiederum vorhandenes Personal, das dann für die Kunden fehlt. Wir können also nur nach und nach weiteres Personal in diesen kritischen Bereichen einsetzen. Alle diejenigen von Ihnen, die jüngst bei uns waren und das ein oder andere „neue“ Gesicht gesehen haben, wissen das wir dies bereits tun.


Warum geht das nicht telefonisch oder per E-Mail?

Alle Angelegenheiten, die telefonisch, postalisch oder per E-Mail erledigt werden können, können Sie auch auf diesem Weg bei uns erledigen. Vieles setzt jedoch eine persönliche Vorsprache voraus. Zum Beispiel überall dort, wo Sie persönlich eine Unterschrift direkt „im Programm“ über ein Unterschriftenpad leisten oder Ihre Fingerabdrücke ins „System“ müssen, ist eine persönliche Vorsprache notwendig.

Gerne können Sie im Vorfeld telefonisch oder per E-Mail abklären, ob Ihr Anliegen einer persönlichen Vorsprache bedarf. Sie erreichen uns unter 06701-201 222 oder buergerservice@vg-sg.de .


Warum muss ich mir in der Verwaltung die Hände waschen/ mir die Hände desinfizieren?

Täglich werden wir mehrfach gefragt, „warum muss ich mir jetzt die Hände waschen, das habe ich gerade eben zu Hause erledigt“. Wir wollen Sie mit unserer Bitte sich die Hände zu waschen/ desinfizieren nicht bevormunden, aber einfach auf Nummer sichergehen. Auch einige unserer Kolleginnen und Kollegen gehören aus den unterschiedlichsten Gründen zur Risikogruppe und eine mögliche Covid 19- Infektion könnte bei ihnen einen sehr schweren Verlauf haben. Trotzdem sind diese Kolleginnen und Kollegen im Dienst und damit für Sie und Ihre Anliegen da. Bitte unterstützen Sie uns, in dem Sie sich vor Ort nochmals gründlich die Hände waschen/ desinfizieren und einen Mund-Nasen-Schutz in der Verwaltung tragen.


Zuletzt wollen wir auch Danke sagen. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld. Vielen Dank für die vielen netten und aufmunternden Worte, die wir in letzter Zeit von vielen von Ihnen hören durften. So macht uns unsere Arbeit auch in dieser besonderen Zeit noch viel Freude.

Ihr Fachbereich Bürgerservice